Der Sonderbeleg ist das Dokument, das aus einer erbrachten Leistung einen Abrechnungsanspruch macht. Eine pharmazeutische Dienstleistung wird nicht wie eine Medikamentenpackung abgerechnet, da es keine Packung, keine PZN und kein Rezept gibt, das bepreist werden könnte. Die Abrechnung erfolgt über ein eigenes Dokument, das die Leistung anstelle eines Produkts ben nennt.
Die Angaben darauf sind überschaubar und fest geregelt:
- Die Apotheke weist sich über ihr Institutionskennzeichen aus.
- Die versicherte Person wird anhand der Daten auf der Krankenversichertenkarte identifiziert.
- Die Leistung wird durch den Code der konkret erbrachten pharmazeutischen Dienstleistung gekennzeichnet.
- Das Leistungsdatum wird auf dem Dokument eingetragen.
- Die versicherte Person bestätigt mit ihrer Unterschrift, dass die Leistung tatsächlich erbracht wurde.
Auf dem Sonderbeleg hat nichts Klinisches zu suchen, da der Inhalt der Leistung in den Apothekenakten verbleibt. Wenn ein Ergebnis an die Person ausgehändigt wird, landet es auf einem Informationsbogen zur Ergebnisdokumentation statt auf dem Abrechnungsdokument.
Von der Apotheke aus geht der ausgefüllte Beleg an das Apothekenrechenzentrum, das die Abrechnungen der Apotheke sammelt und mit den Kostenträgern abwickelt. Der Rhythmus ist dabei eher quartalsweise als monatlich; Leistungen aus einem Quartal werden also gemeinsam für diesen Zeitraum eingereicht, weshalb das Geld erst einige Zeit nach dem Termin eingeht.
Das hat in der Praxis einen unglamourösen Haken: Ein Beleg mit fehlender Unterschrift oder falschem Datum fällt meist erst bei der Quartalsvorbereitung auf – zu einem Zeitpunkt, an dem die geimpfte oder beratene Person schon wochenlang weg ist. Die Kontrolle sollte also direkt am Tag der Leistung stattfinden und nicht erst am Ende des Quartals.
Eine Verwirrung lässt sich am besten direkt klären, da sie Apotheken wertvolle Planungszeit kostet. Dieser Weg existiert ausschließlich für die definierten pharmazeutischen Dienstleistungen; die Liste dafür ist geschlossen, und jeder Eintrag hat sein eigenes Protokoll sowie ein eigenes Honorar. Eine diagnostische Leistung, die der Kunde selbst zahlt, steht nicht auf dieser Liste und wird auch durch gute Dokumentation nicht abrechnungsfähig.
Ein selbstbezahlter Diagnosedienst wird dem Kunden direkt in Rechnung gestellt, und die entsprechenden Unterlagen dafür sind ein Behandlungsvertrag und eine Rechnung – nicht etwa ein Beleg für die Abrechnungsstelle. Apotheken, die eine Blutabnahme aufbauen, gehen manchmal davon aus, dass sich die beiden Systeme irgendwann weiter unten überschneiden, aber das ist an keiner Stelle der Fall.
Dieser Glossaressorteil dient als allgemeine Information zum deutschen Apothekenrecht und zur Praxisführung. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deiner eigenen Apotheke wende dich an deine Landesapothekerkammer.
