In einem Satz
Der Sonderbeleg ist der separate Abrechnungsbeleg, den eine Apotheke verwendet, um eine pharmazeutische Leistung abzurechnen. Darin sind die Apotheke, die versicherte Person, die erbrachte Leistung und das Datum angegeben, und er wird an die Abrechnungsstelle weitergeleitet, damit das Honorar aus dem pDL-Fonds bezahlt wird.
Der Sonderbeleg ist das Dokument, das eine erbrachte Leistung in eine Abrechnung umwandelt. Eine pharmazeutische Dienstleistung wird nicht so abgerechnet wie eine Packung Medikamente. Es gibt keine Packung, keine Artikelnummer und kein Rezept, anhand dessen man den Preis berechnen könnte – daher erfolgt die Abrechnung über ein eigenes Dokument, in dem die Leistung anstelle eines Produkts aufgeführt wird.
Was darauf steht, ist überschaubar und festgelegt. Die Apotheke wird anhand ihres Institutionskennzeichens identifiziert, der Versicherte anhand der Daten auf der Krankenversicherungskarte, die Leistung anhand des Codes der jeweiligen erbrachten pharmazeutischen Leistung, und das Datum der Erbringung wird eingetragen. Der Versicherte bestätigt mit seiner Unterschrift, dass die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Auf dem Sonderbeleg hat nichts Klinisches zu stehen. Der Inhalt der Leistung bleibt in den Apothekenunterlagen vermerkt, und wenn der Person ein Ergebnis ausgehändigt wird, wird dies auf einem „Informationsbogen zur Ergebnisdokumentation“ festgehalten und nicht auf dem Abrechnungsbeleg.
Von der Apotheke geht der ausgefüllte Beleg an das Apothekenrechenzentrum, das die Forderungen dieser Apotheke sammelt und mit der Kostenträgerseite abrechnet. Das läuft vierteljährlich statt monatlich, sodass Leistungen, die in einem Quartal erbracht wurden, gebündelt für dieses Quartal eingereicht werden und das Geld erst lange nach dem Termin eintrifft. Die praktische Folge ist wenig glamourös. Ein Beleg mit fehlender Unterschrift oder falschem Datum wird erst bei der Quartalsabrechnung entdeckt – zu diesem Zeitpunkt ist die Person, die geimpft oder beraten wurde, schon seit Wochen weg. Daher sollte die Überprüfung am Tag der Leistung erfolgen und nicht erst am Ende des Quartals.
Ein Missverständnis sollte hier sorgfältig ausgeräumt werden, denn es kostet Apotheken echte Planungszeit. Dieser Weg gibt es nur für die festgelegten pharmazeutischen Leistungen. Diese Liste ist geschlossen, jeder Eintrag darin hat sein eigenes Protokoll und seine eigene Gebühr, und nur diese Leistungen können auf einem Sonderbeleg abgerechnet werden. Eine diagnostische Leistung, für die der Kunde bezahlt, steht nicht auf der Liste und wird auch durch eine sorgfältige Dokumentation nicht abrechnungsfähig. Er wird dem Kunden direkt in Rechnung gestellt, und die dazugehörigen Unterlagen sind ein Behandlungsvertrag und eine Rechnung – kein Beleg für die Abrechnungsstelle. Apotheken, die eine „ Blutabnahme “ aufbauen, gehen manchmal davon aus, dass sich die beiden Systeme irgendwann später überschneiden. Das tun sie aber an keiner Stelle.
Dieser Glossareintrag enthält allgemeine Informationen zum deutschen Apothekenrecht und zur Apothekenpraxis. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deiner eigenen Apotheke wende dich bitte an deine Landesapothekerkammer.
