Die Ergebnisdokumentation ist das Formular, das eine Apotheke ausfüllt, wenn sie etwas gemessen oder eine Probe entnommen hat, und sie ist die einzige Spur, die von dieser Dienstleistung zurückbleibt, sobald der Kunde gegangen ist. Ein Wert, der vorgelesen und auswendig gelernt wird, ist keine Aufzeichnung. Eine Zahl, die auf die Rückseite eines Belegs geschrieben wird, ist ebenfalls keine Aufzeichnung, denn niemand kann hinterher sagen, wer sie wann und auf welchem Gerät notiert hat. Ein Standardformular ist aus einem ganz banalen Grund besser als ein leeres Blatt: Es stellt jedes Mal dieselben Fragen in derselben Reihenfolge, und ein leeres Feld ist für jeden sichtbar, der es in die Hand nimmt.
Der Inhalt ist kurz und feststehend. Die Identität der Person – und zwar in einer Form, hinter der die Apotheke auch noch Monate später stehen kann, statt nur mit dem Vornamen. Das Datum und die Uhrzeit, da sich ein Wert ohne Zeitangabe nur schwer einer Mahlzeit, einem Medikament oder einer zweiten Messung zuordnen lässt. Der Name der Person, die die Handlung durchgeführt hat, denn eine Apotheke muss sagen können, wer damals dort stand. Das verwendete Gerät oder Labor, identifiziert durch die Gerätenummer oder die Auftragsnummer, damit die Messung auf ein System zurückgeführt werden kann, das an diesem Tag unter Kontrolle stand. Dann der eigentliche Inhalt: entweder der vom Gerät ermittelte Wert oder die bloße Tatsache, dass eine Probe entnommen und eingeschickt wurde. Und schließlich, was dem Kunden tatsächlich mitgeteilt wurde.
Dieses letzte Feld wird am häufigsten leer gelassen und hat dabei das größte Gewicht. Die Apotheke hält fest, dass sie einen Wert übermittelt und der Person geraten hat, diesen ihrem Arzt vorzulegen. Sie hält keine Schlussfolgerung fest. Ein Wert außerhalb des Referenzbereichs ist ein Grund zur Überweisung und nichts weiter, und so sollte das Formular auch formuliert sein. Der Wortlaut des Überweisungssatzes gehört in die Standardarbeitsanweisung, damit alle Mitarbeiter dasselbe sagen und schreiben.
Das Formular schützt später auch die Apotheke. Eine Beschwerde, die Monate später eingeht, wird anhand der Akte beantwortet – oder gar nicht beantwortet. Bei einer pharmazeutischen Dienstleistung ist die Dokumentation Teil dessen, wofür bezahlt wird; Abrechnung und Rechtsschutz liegen also auf einer Ebene. Sobald das Formular unterschrieben ist, wird es zur Patientenakte und unterliegt den Aufbewahrungsfristen für Gesundheitsunterlagen, die länger sind als die Fristen, die man aus dem Einzelhandel kennt.
Dieser Glossareintrag enthält allgemeine Informationen zum deutschen Apothekenrecht und zur Apothekenpraxis. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deiner eigenen Apotheke wende dich bitte an deine Landesapothekerkammer.
