Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung zeigt alle Geldein- und -ausgänge der kommenden Wochen und Monate. Sie startet beim tatsächlichen Kontostand, rechnet erwartete Einnahmen zum Zahldatum hinzu, zieht fällige Zahlungen ab und überträgt den Endstand in die nächste Periode. Sie beantwortet die Frage, ob das Konto gedeckt ist, nicht, ob die Apotheke profitabel ist.

Eine profitable Apotheke kann trotzdem knapp bei Kasse sein, weil Leistung und Zahlung zu unterschiedlichen Zeitpunkten verbucht werden. Das Betriebsergebnis erfasst eine Forderung, sobald sie entsteht, während sich das Bankkonto erst ändert, wenn das Geld tatsächlich eingeht. Großhandelsrechnungen werden zu den vereinbarten Bedingungen fällig, der Umsatz aus abgerechneten Rezepten wird nach dem Abrechnungslauf ausgezahlt und der Kassenabschlag wird vor der Überweisung abgezogen, anstatt ihn nachträglich in Rechnung zu stellen.

Ein Apothekenjahr hat wiederkehrende Liquiditätsengpässe, die ein Plan im Voraus sichtbar macht:

• Der Februar ist nach dem starken Dezember und Januar meist schwach, während die Fixkosten gleich bleiben.
• Vierteljährliche Vorauszahlungen der Einkommensteuer und die Termine für die Gewerbesteuer fallen ganz unabhängig vom Monatsumsatz an.
• Warenlager werden vor einer Saison oder einer erwarteten Preisänderung aufgestockt, wodurch Geld abfließt, lange bevor es wieder reinkommt.
• Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld werden jedes Jahr in denselben Monaten ausgezahlt.

Keines davon kommt überraschend – genau deshalb gehört das in einen Plan und nicht in einen Anruf bei der Bank.

Eine Leistung, die direkt beim Termin bezahlt wird, ist früher auf dem Konto als der Abrechnungsumsatz, da das Geld am Tag der Arbeit in der Kasse liegt. Die Einnahmen aus Abgaben inklusive des Packungsfixums werden erst Wochen später über den Abrechnungsweg ausgezahlt. Geräte und erste Verbrauchsmaterialien müssen jedoch bezahlt werden, bevor auch nur ein einziger Termin gebucht ist, sodass die Ausgaben im Plan auftauchen, lange bevor Einnahmen fließen.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt davon nichts, weil sie das Ergebnis statt des Kontostands ausweist. Welche Vorauszahlungstermine und -beträge gelten und wie sie im Laufe des Jahres angepasst werden können, hängt von der Einschätzung der Apotheke ab und sollte vor dem nächsten Quartal mit dem Steuerberater besprochen werden.