Die betriebswirtschaftliche Auswertung, fast immer mit BWA abgekürzt, ist der monatliche Bericht, den der Steuerberater aus der verbuchten Buchhaltung erstellt. Er kommt in der Regel ein paar Wochen nach Monatsabschluss, fasst Umsatz und Kosten in Konten zusammen und zeigt ein vorläufiges Ergebnis für den jeweiligen Monat sowie für das bisherige Jahr. Es handelt sich eher um ein Arbeitsdokument als um ein endgültiges, da sich im Jahresabschluss noch einige Zahlen ändern können.
Hier siehst du, was verbucht wurde. Der Umsatz wird im Ertragskonto ausgewiesen, Wareneinkäufe sowie Personal- und sonstige Betriebskosten im Aufwandskonto – die Differenz ergibt ein vorläufiges Betriebsergebnis für den Zeitraum. Was darin nicht steht, ist genauso wichtig zu wissen. Es handelt sich nicht um eine Liquiditätsaufstellung, daher finden sich der Kontostand und die Zahlungstermine stattdessen in der Liquiditätsplanung. Es enthält keine externen Vergleiche, daher stammen etwaige Vergleiche mit anderen Apotheken ähnlicher Größe aus einem Betriebsvergleich und nicht aus dem BWA selbst. Und es sagt nichts über geleistete, aber noch nicht in Rechnung gestellte Arbeit aus.
Die praktischen Aspekte für eine Apotheke, die eine neue Dienstleistung einführt, sind komplex, und es kann leicht zu Fehlern kommen. Eine neue Einnahmequelle wird im BWA erst sichtbar, wenn sie auf ein eigenes Einnahmenkonto verbucht wird. Eine Gebühr für „ Blutabnahme “, die unter den allgemeinen Umsatz verbucht wird, lässt sich später nicht auswerten, da es keine Möglichkeit gibt, sie vom restlichen Thekengeschäft zu trennen, ohne die einzelnen Belege manuell durchzugehen. Das Gleiche gilt auf der Kostenseite: Verbrauchsmaterialien, Laborgebühren und die für Termine aufgewendeten Stunden gehören in eigene Konten, damit die variablen Kosten pro Termin tatsächlich aus dem Bericht abgelesen werden können.
Das ist der Fehler, den man lieber vor dem ersten Termin vermeiden sollte, statt erst nach dem ersten Quartal. Die Kontenstruktur im Voraus mit dem Steuerberater abzustimmen, kostet nur ein Gespräch, während eine nachträgliche Umstellung die Überprüfung jedes einzelnen Belegs erfordert und trotzdem nur eine Schätzung liefert.
Welche Konten eröffnet werden und wie eine gemischte Transaktion auf diese aufgeteilt wird, hängt von der buchhalterischen Struktur der Apotheke ab und sollte vor der ersten Rechnung mit dem Steuerberater geklärt werden.
Dieser Glossareintrag enthält allgemeine Informationen zum deutschen Apothekenrecht und zur Apothekenpraxis. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deiner eigenen Apotheke wende dich bitte an deine Landesapothekerkammer.
