Die Betriebswirtschaftliche Auswertung, fast immer BWA genannt, ist der monatliche Bericht, den der Steuerberater aus der gebuchten Buchhaltung erstellt. Sie kommt meist wenige Wochen nach Monatsende, fasst Umsätze und Kosten in Konten zusammen und liefert ein vorläufiges Ergebnis für diesen Monat und das laufende Jahr. Sie ist eher ein Arbeitsdokument als ein endgültiger Bericht, da sich einige Zahlen im Jahresabschluss noch ändern können.
Sie zeigt, was gebucht wurde: Umsätze erscheinen nach Erlöskonto, Wareneinkäufe, Personal- und sonstige Betriebskosten nach Kostenkonto, und die Differenz ergibt ein vorläufiges Betriebsergebnis für den Zeitraum.
Drei Dinge, die die BWA nicht zeigt, sind ebenfalls gut zu wissen:
- Sie ist keine Kassenübersicht; Kontostand und Zahlungstermine gehören stattdessen in die Liquiditätsplanung.
- Sie enthält keinen externen Bezug, weshalb ein Vergleich mit ähnlich großen Apotheken über einen Betriebsvergleich stattfindet und nicht direkt aus der BWA hervorgeht.
- Sie sagt nichts aus über bereits erbrachte, aber noch nicht in Rechnung gestellte Leistungen.
Der praktische Aspekt für eine Apotheke, die eine neue Dienstleistung einführt, ist knifflig und man kann dabei leicht Fehler machen, denn eine neue Einnahmequelle wird im BWA erst dann sichtbar, wenn sie auf ein eigenes Einnahmenkonto verbucht wird. Eine Gebühr für Blutabnahme, die unter dem allgemeinen Umsatz verbucht wird, lässt sich später nicht mehr auswerten, da es keine Möglichkeit gibt, sie vom restlichen Thekengeschäft zu trennen, ohne die einzelnen Belege manuell durchzugehen. Das Gleiche gilt auf der Kostenseite: Verbrauchsmaterialien, Laborgebühren und die für Termine aufgewendeten Stunden gehören in eigene Konten, damit die variablen Kosten pro Termin tatsächlich aus dem Bericht abgelesen werden können.
Das ist der Fehler, den man lieber vor dem ersten Termin vermeidet als nach dem ersten Quartal. Die Kontenstruktur im Voraus mit dem Steuerberater abzustimmen kostet ein Gespräch, während die nachträgliche Rekonstruktion jede Belegprüfung erfordert und am Ende doch nur eine Schätzung liefert.
Welche Konten eröffnet werden und wie eine gemischte Transaktion aufgeteilt wird, hängt von der Buchhaltung der Apotheke ab und sollte vor der ersten Rechnung mit dem Steuerberater besprochen werden.
Dieser Glossaressorteil dient als allgemeine Information zum deutschen Apothekenrecht und zur Praxisführung. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deiner eigenen Apotheke wende dich an deine Landesapothekerkammer.
