Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen sind die Zeiträume, über die eine Apotheke ein Dokument aufbewahren muss, bevor es vernichtet werden darf. Ein Blutabnahme bringt mehr Papier mit sich, als man vom Tresen aus vermuten würde:

• Eine unterschriebene Aufklärung und Einwilligung muss aufbewahrt werden.
• Der an das Labor gesendete Anforderungsschein muss aufbewahrt werden.
• Das Laborergebnis muss aufbewahrt werden.
• Es muss festgehalten werden, wer das Blut abgenommen hat und wann dies geschah.
• Auch die Protokolle der Zentrifuge, des Kühlschranks und aller verwendeten Geräte müssen aufbewahrt werden.

Das Grundprinzip lautet, dass sich die Aufbewahrungsfrist nach der Art des Dokuments richtet und nicht nach dem Ort seiner Erstellung. Apotheken neigen oft zu der Annahme, dass alles in der Apotheke generierte Material unter eine einzige Regel fällt und gemeinsam abläuft – das ist jedoch nicht der Fall.

Einwilligungen und alle weiteren Dokumente mit Personenbezug gelten als Patientenakte und unterliegen den strengen Regeln für Gesundheitsakten, die im Vergleich zu Handelsunterlagen lange Aufbewahrungsfristen haben. Eine Verteidigung gegen Ansprüche ist nur so gut wie die dazugehörige Akte – ein weiterer Grund, diese Aufzeichnungen zu sichern. Laboranforderungen und -ergebnisse gehören zur selben Kategorie, da sie eine Person und einen Befund zuordnen.

Geräte- und Prozessdaten gehören in eine andere Kategorie, denn Temperaturprotokolle, Wartungsnachweise, Kalibrierungs- und Reinigungspläne sind Qualitätssicherung-Dokumente. Sie belegen, dass der Prozess an einem bestimmten Tag unter Kontrolle war, und nicht, was mit einem einzelnen Kunden geschah. Daher richtet sich ihre Aufbewahrung nach dem Qualitätsmanagementsystem und den Gerätevorschriften.

Schulungsnachweise sowie aktuelle und frühere Versionen der Standardarbeitsanweisung gehören ebenfalls hierher. Ältere Versionen sind gerade deshalb wichtig, weil sie zeigen, wie die Vorgabe zum Zeitpunkt eines Vorfalls laute. Rechnungen und steuerrelevante Dokumente folgen dem Handelsrecht und haben mit dem klinischen Bereich nichts zu tun.

Daraus ergeben sich zwei praktische Konsequenzen:

1. Ein Aufbewahrungsplan wird für jeden Dokumententyp erstellt und in der SOP festgehalten, damit beim Aufräumen niemand lange überlegen muss.
2. Gilt ein Dokument für zwei Kategorien, gilt die jeweils längste Frist, da eine verfrühte Vernichtung der einzige Fehler ist, der sich nicht mehr rückgängig machen lässt, und hier die Haftung ins Spiel kommt.

Genaue Fristen variieren je nach Dokumententyp und Bundesland. Deshalb lohnt es sich, die konkreten Werte vor der Freigabe des Plans bei der Landesapothekerkammer zu bestätigen.