Aufbewahrungsfristen sind die Zeiträume, über die eine Apotheke ein Dokument aufbewahren muss, bevor es vernichtet werden darf. Eine „ Blutabnahme “ bringt mehr Papier mit sich, als man vom Schalter aus vermuten würde. Da sind die unterschriebene Aufklärung und Einwilligung, das Anforderungsformular, das an das Labor geschickt wurde, das zurückkommende Ergebnis, die Aufzeichnung darüber, wer wann die Probe entnommen hat, sowie die Protokolle der Zentrifuge, des Kühlschranks und aller Geräte, die dabei zum Einsatz kamen.
Der wichtige Grundsatz lautet, dass sich die Aufbewahrungsfrist nach der Art des Dokuments richtet und nicht danach, wo es erstellt wurde. Eine Apotheke geht oft davon aus, dass alles, was in der Apotheke erstellt wird, unter eine einzige Apothekenregel fällt und gleichzeitig verfällt. Das stimmt aber nicht. Einwilligungen und alles andere, was mit einer identifizierten Person in Verbindung steht, sind Patientenunterlagen und unterliegen den Vorschriften für Gesundheitsakten, die für den Einzelhandel ungewöhnlich umfangreich sind – was dadurch untermauert wird, dass eine Verteidigung gegen einen Anspruch nur so gut ist wie die Akte, die sie stützt. Laboranfragen und -ergebnisse gehören zur selben Kategorie, da sie eine Person und einen Befund identifizieren.
Geräte- und Prozessaufzeichnungen fallen in eine andere Kategorie. Temperaturprotokolle, Wartungsaufzeichnungen, Kalibrierungs- und Reinigungspläne sind Dokumente der Qualitätssicherung. Sie belegen, dass der Prozess an einem bestimmten Tag unter Kontrolle war – und nicht, was mit einem bestimmten Kunden passiert ist –, und ihre Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Qualitätsmanagementsystem und den Vorschriften für die Geräte. Auch Schulungsunterlagen sowie die aktuelle und frühere Versionen der Standardarbeitsanweisung gehören hierher, und veraltete Versionen sollten gerade deshalb aufbewahrt werden, weil sie zeigen, was zum Zeitpunkt eines Vorfalls in der Anleitung stand. Rechnungen und alles, was steuerrechtlicher Natur ist, unterliegen dem Handelsrecht und haben überhaupt nichts mit dem klinischen Bereich zu tun.
Daraus ergeben sich zwei praktische Konsequenzen. Die erste ist, dass für jeden Dokumenttyp ein Aufbewahrungsplan erstellt und in der SOP vermerkt wird, sodass niemand beim Ausmisten eines Schranks selbst darüber nachdenken muss. Die zweite ist, dass bei Dokumenten, die in zwei Kategorien fallen könnten, die längste relevante Aufbewahrungsfrist gilt, denn eine vorzeitige Vernichtung ist der einzige Fehler, der nicht wieder gutgemacht werden kann und direkt unter die Haftung fällt. Die genauen Fristen unterscheiden sich je nach Dokumenttyp und Bundesland, daher lohnt es sich, die konkreten Zahlen vor der Unterzeichnung des Plans bei der Landesapothekerkammer zu bestätigen.
Dieser Glossareintrag enthält allgemeine Informationen zum deutschen Apothekenrecht und zur Apothekenpraxis. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deiner eigenen Apotheke wende dich bitte an deine Landesapothekerkammer.
