Die Vertraulichkeit der Kundendaten ist die Pflicht, alles, was eine Apotheke über eine Person erfährt, innerhalb der Apotheke zu behalten. Sie ist älter als das Datenschutzrecht und in mancher Hinsicht strenger, denn die pharmazeutische Schweigepflicht ist ein strafrechtlich geschütztes Berufsgeheimnis und gilt für alle Personen in den Räumlichkeiten, einschließlich der Auszubildenden und des Lieferfahrers. Gesundheitsdaten sind zudem die sensibelste Kategorie, die die DSGVO anerkennt, und ein Blutabnahme oder eine Messung liefert genau solche Daten.
Das Geheimnis umfasst mehr als nur das Ergebnis, denn all das Folgende gehört ebenfalls dazu:
- Dass eine Person überhaupt einen Termin vereinbart hat, ist Teil des Geheimnisses.
- Auch der von der Person genannte Grund für diesen Termin fällt darunter.
- Die auf dem Anamnesebogen eingetragenen Antworten bleiben in der Apotheke.
- Ein Probenröhrchen mit einem Namen darauf gehört zum Geheimnis.
- Ein Vermerk im Terminbuch zählt genauso dazu.
Die Zustimmung zum Service bedeutet keine Zustimmung zur Weitergabe. Im Gespräch zur Aufklärung und Einwilligung legt die Apotheke daher klar dar, wer was zu sehen bekommt.
Innerhalb der Apotheke richtet sich der Zugriff nach dem tatsächlichen Bedarf. Die Person, die die Dienstleistung durchführt, und der verantwortliche Apotheker benötigen die Unterlagen. Neugierige Kolleginnen oder Kollegengruppen, die sich lediglich den Schalter teilen, tun das nicht, und die Akte wandert nicht durch den Hinterraum. Arbeitsplätze werden beim Verlassen gesperrt, Terminlisten verdeckt statt offen ausgelegt, und die Namen des Tages sind für die nächste Person in der Schlange nicht lesbar.
Für die Übergabe gelten in der Apotheke eigene Regeln:
- Ein Ergebnis wird dort besprochen, wo es niemand mithören kann – in der Praxis bedeutet das im Beratungsraum statt am Schalter.
- Es geht an die betroffene Person, beim Verlassen des Raumes in einem geschlossenen Umschlag.
- Ehepartner, erwachsene Kinder oder Fahrer erhalten es nur dann, wenn die Person das ausdrücklich so gesagt hat.
- Am Telefon lässt sich eine Stimme nicht überprüfen. Die funktionierende Praxis ist daher ein Rückruf an eine von der Person genannte Nummer.
- Kein Ergebnis geht an zufällig abnehmende Personen, und ein Anrufbeantworter erhält nichts außer der Bitte um Rückruf.
- Ein Ergebnis wartet niemals zur Abholung auf der Theke und wird nie in einer Tasche mit außen sichtbarem Namen transportiert.
Fehler sind hier selten dramatisch, denn es handelt sich um einen offen liegen gelassenen Ausdruck, einen im Raum ausgesprochenen Namen oder einen Bericht, der an den zweiten Kunden mit demselben Nachnamen übergeben wird. Die Folge sind eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, eine Frage der Haftung und, was noch unmittelbarer wiegt, ein Kunde, der nicht zurückkehrt und anderen den Grund dafür erklärt.
Die Aufbewahrung ist separat geregelt und unter Aufbewahrungsfristen festgelegt, aber das Arbeitsprinzip ist kurz gehalten, da nichts länger aufbewahrt wird als nötig und nichts dort liegt, wo es im Vorbeigehen gelesen werden kann.
Dieser Glossaressorteil dient als allgemeine Information zum deutschen Apothekenrecht und zur Praxisführung. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deiner eigenen Apotheke wende dich an deine Landesapothekerkammer.
