Personalkostenquote

Die Personalkostenquote ist die Summe der Personalkosten inklusive der Sozialabgaben geteilt durch den Rohertrag. Sie am Umsatz zu messen macht kaum Sinn, da ein Großteil des Umsatzes aus durchlaufenden Posten für Medikamente mit gesetzlich festgelagerten Margen besteht. Das Team wird aus dem Rohertrag bezahlt und nicht aus den durchlaufenden Posten. Daher beschreibt nur der Rohertrag das Geld, aus dem die Gehälter kommen. Die gleiche Logik gilt für die Rohertragsquote und ist der Grund, warum die Umsatzrendite für Personalentscheidungen wenig aussagekräftig ist.

Es gibt zwei veröffentlichte Sätze von Vergleichszahlen, von denen keine ein offizieller Standard ist:

• Der Treuhand-Verband berichtete im März 2024 (basierend auf Daten von September 2023), dass die Personalkosten in Einzelapotheken bei rund 50 Prozent des Rohertrags liegen und in Filialen unter 60 Prozent.
• Dieselbe Analyse des Treuhand-Verbands von September 2023 ergab, dass gesunde Apotheken ihre operativen Gesamtkosten knapp über 80 Prozent des Rohertrags halten, während schwächere Betriebe die 85-Prozent-Marke überschreiten.
• Apotheke Adhoc veröffentlichte im Januar 2025 ein Interview mit Bodo Schmitz-Urban, in dem er eine Personalkostenquote von 40 bis 50 Prozent des Rohertrags als optimal bezeichnete.
• Derselbe Berater bezifferte die Obergrenze für die Personalkosten pro Kundschaft auf 7,50 Euro.

Diese Treuhand-Daten sind nicht aktuell und beschreiben eher eine generelle Tendenz als die Situation des laufenden Jahres, während die Schmitz-Urban-Zahlen Zielvorgaben eines Beraters sind, die von keiner Behörde vorgeschrieben werden.

Das Problem dieser Kennzahl ist, dass sie sich nicht von selbst erklärt. Sie steigt, wenn der Rohertrag sinkt – was bei einer schrumpfenden Marge ohnehin passiert –, und sie steigt, wenn ein Team durch ein umsatzschwaches Quartal getragen wird. Ein hoher Wert kann auf Personalüberhang hindeuten oder auf ein Team, das trotz bereits gebuchter Stunden weniger ausgelastet ist. Werden die Zahlen hingegen zusammen mit dem Umsatz je Mitarbeiter und im Vergleich zu einem Betriebsvergleich ähnlicher Apotheken betrachtet, lassen sich diese beiden Fälle viel besser voneinander unterscheiden.

Eine kostenpflichtige Dienstleistung verändert zudem die Rechnung, da sie den Rohertrag innerhalb von Öffnungszeiten erhöht, die ohnehin besetzt und bezahlt sind. Der Nenner wächst also, ohne dass das Personal im gleichen Maße steigt. Wie stark sich das auswirkt, hängt vom Preis der Apotheke ab, davon, wie viele Termine in diesen Stunden stattfinden und wer die Arbeit erledigt – all das lässt sich jedoch im Vorfeld nicht einfach aus einem Benchmark ablesen.