Personalkostenquote

Die Personalkostenquote ist die Summe der Personalkosten einschließlich Sozialabgaben, geteilt durch den Rohertrag. Ein Vergleich mit dem Umsatz wäre nahezu bedeutungslos, da der Großteil des Apothekenumsatzes aus dem Weiterverkauf von Medikamenten besteht, deren Preis mit einer gesetzlich festgelegten Marge weiterberechnet wird. Das Team wird aus der Marge bezahlt und nicht aus dem Weiterverkaufspreis, daher ist der Rohertrag der einzige Nenner, der genau das Geld beschreibt, aus dem die Löhne stammen. Dieselbe Logik gilt auch für die Rohertragsquote und ist der Grund, warum die Umsatzrendite ein schwaches Instrument für Personalentscheidungen ist.

Zur Orientierung: Der Treuhand-Verband berichtete im März 2024 auf Basis von Daten vom September 2023, dass die Personalkosten in Einzelapotheken bei etwa 50 Prozent des Rohertrags liegen und in Filialen unter 60 Prozent. Die gleiche Analyse des Treuhand-Verbands auf Basis von Daten vom September 2023 ergab, dass gesunde Apotheken ihre Gesamtbetriebskosten knapp über 80 Prozent des Rohertrags halten, während schwächere Apotheken 85 Prozent überschreiten. Diese Daten sind nicht aktuell und sollten eher als Tendenz denn als aktuelle Situation in diesem Jahr verstanden werden. Unabhängig davon veröffentlichte „Apotheke Adhoc“ im Januar 2025 ein Interview mit Bodo Schmitz-Urban, in dem er eine Personalkostenquote von 40 bis 50 Prozent des Bruttogewinns als „ optimal “ bezeichnete und die Obergrenze für die Personalkosten pro Kunde auf 7,50 Euro festlegte. Das sind die Zielvorgaben eines Beraters, kein offizieller Standard, und keine Behörde setzt sie durch.

Was diese Kennzahl nicht gut kann, ist, sich selbst zu erklären. Sie steigt, wenn der Rohertrag sinkt – was eine schrumpfende Apothekenmarge an sich schon bewirkt –, und sie steigt auch, wenn ein Team durch ein ruhiges Quartal getragen wird. Ein hoher Wert kann auf Überbesetzung hindeuten oder darauf, dass ein Team bei bereits festgelegten Arbeitszeiten nicht voll ausgelastet ist. Wenn man diese Kennzahl zusammen mit dem Umsatz pro Mitarbeiter und im Vergleich zu anderen Apotheken betrachtet, lassen sich diese beiden Fälle besser unterscheiden, als es die Kennzahl allein vermag.

An dieser Stelle kommt auch ein kostenpflichtiger Service ins Spiel. Er erhöht den Rohertrag innerhalb der Öffnungszeiten, die ohnehin schon mit Personal besetzt und bezahlt sind, sodass der Nenner wächst, ohne dass die Mitarbeiterzahl proportional zunimmt. Wie stark sich das auswirkt, hängt vom Preis ab, den die Apotheke festlegt, davon, wie viele Termine diese Stunden ausfüllen, und davon, wer die Arbeit erledigt – und nichts davon lässt sich im Voraus anhand eines Vergleichswerts abschätzen.