GoBD-konforme Kassenführung

GoBD ist die Abkürzung für die Grundsätze der deutschen Finanzverwaltung zur Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen in elektronischer Form. Die Vorschriften sind nicht neu und gelten nicht speziell für Apotheken, aber sie bekommen eine andere Bedeutung, sobald eine Apotheke am Schalter Geld für etwas entgegennimmt, das kein Arzneimittel ist.

Drei Anforderungen sind dabei besonders wichtig. Die Erfassung muss lückenlos sein, damit jede einzelne Transaktion erfasst wird und nicht nur die, die später anhand einer Notiz eingegeben werden. Die Erfassung muss zeitnah erfolgen, damit Bareinnahmen am Tag ihres Entstehens erfasst werden und nicht erst am Ende der Woche nachträglich rekonstruiert werden müssen. Und die Erfassung muss unveränderbar sein, damit eine Korrektur als solche erkennbar ist und nichts entfernt werden kann, ohne dass nachvollziehbar bleibt, was entfernt wurde und von wem. Ein Kassenbuch, das nachträglich noch in einer Tabellenkalkulation bearbeitet werden kann, erfüllt die dritte Anforderung nicht – egal, wie genau die Zahlen auch sein mögen.

Eine Apotheke betreibt bereits eine Kasse, die für den erstattungsfähigen Teil des Geschäfts ausgelegt ist. Das Hinzufügen einer Dienstleistung aus der Kategorie „apothekenübliche Dienstleistungen“ schafft eine zweite Einnahmequelle, die sich anders verhält: Der Kunde zahlt sofort, der Betrag wird von der Apotheke festgelegt, und es gibt keine Abrechnung mit der Krankenkasse, die abgeglichen werden muss. Genau darauf achtet ein Betriebsprüfer als Erstes, denn in einem neuen Selbstzahler-Einnahmebereich ist die Wahrscheinlichkeit am größten, dass dort undokumentiertes Bargeld steckt. Die Belege zur Privatliquidation und zur täglichen Rechnungsstellung an Selbstzahler müssen daher mit den Kassendaten zusammenhängen und dürfen nicht in einem separaten Ordner daneben liegen.

In der Praxis bedeutet das: Die Dienstleistung ist ein identifizierbarer Posten im Kassensystem und kein als „Sonstiges“ verbuchter Freitextbetrag; Kartenzahlungen werden sowohl mit dem Kassensatz als auch mit dem Kontoauszug abgeglichen, und es gibt eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie sich der Tagesumsatz tatsächlich zusammensetzt. Der technische Aspekt – die Signierung jeder einzelnen Transaktion – wird durch die TSE-Pflicht abgedeckt und bildet die Grundlage für all das.

Aufzeichnungen müssen in maschinenlesbarer Form aufbewahrt und auf Anfrage eines Wirtschaftsprüfers vorgelegt werden. Das bedeutet, dass die Apotheke Zugriff auf die Daten haben muss und nicht nur auf die Software, die diese anzeigt. Wie lange jede Art von Aufzeichnung aufbewahrt werden muss, in welchem Format und welche dieser Verpflichtungen bei einer bestimmten Konfiguration zum Tragen kommen, hängt von den verwendeten Systemen ab und sollte bereits vor der Ausstellung der ersten Rechnung mit dem Steuerberater geklärt werden – und nicht erst nach der ersten Prüfung.