GoBD-konforme Kassenführung

GoBD steht für die Grundsätze zur ordsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die Regeln sind nicht neu und gelten branchenübergreifend, werden für Apotheken aber besonders wichtig, sobald sie Dinge verkaufen, die keine Medikamente sind und direkt bar bezahlt werden.

Drei Anforderungen sind dabei besonders wichtig:

1. Die Aufzeichnung muss vollständig sein, damit jede einzelne Transaktion erfasst wird und nicht nur die, die später nachträglich aus einer Notiz eingetragen werden.
2. Die Aufzeichnung muss zeitgerecht erfolgen, damit Bareinnahmen noch am Tag ihrer Entstehung erfasst und nicht am Ende der Woche rekonstruiert werden.
3. Die Aufzeichnung muss unveränderbar sein, damit eine Korrektur als solche erkennbar ist und nichts spurlos entfernt werden kann.

Ein Kassenbuch, das in einer Tabellenkalkulation nachträglich bearbeitet werden kann, erfüllt die dritte Anforderung nicht, egal wie genau die Zahlen sind.

Eine Apotheke hat bereits ein Kassensystem für den Kassenbereich, und eine zusätzliche Leistung aus der Kategorie der apothekenüblichen Dienstleistung schafft eine zweite Einnahmequelle, die sich anders verhält. Der Kunde zahlt sofort, die Apotheke legt den Betrag fest, und es gibt keine Krankenkasse, mit der abgerechnet werden muss.

Genau diesen zweiten Punkt prüft ein Betriebsprüfer als Erstes, denn neue Einnahmequellen durch Selbstzahler bieten das größte Risiko für nicht dokumentiertes Bargeld. Die Aufzeichnungen hinter der Privatliquidation und der täglichen Rechnungsstellung an Selbstzahler müssen daher mit den Kassendaten übereinstimmen, statt in einem separaten Ordner daneben geführt zu werden.

In der Praxis bedeutet das drei Dinge für die Buchung der Leistung:

• Die Leistung ist als klarer Punkt im Kassensystem hinterlegt und kein freier Textbetrag, der als sonstiges gebucht wird.
• Kartenzahlungen gleichen sich sowohl mit dem Kassenbericht als auch mit dem Kontoauszug ab.
• Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie die Summe der täglichen Einnahmen tatsächlich zustande kommt.

Die technische Seite, also die Signierung jeder einzelnen Transaktion, wird durch die TSE-Pflicht abgedeckt und gilt für jede der oben genannten Transaktionen.

Aufzeichnungen müssen bei einer Prüfung maschinenlesbar vorgelegt werden können. Das bedeutet, die Apotheke braucht Zugriff auf die Daten selbst und nicht nur auf die Software, die sie anzeigt.

Wie lange welche Art von Aufzeichnung aufbewahrt werden muss, in welchem Format und welche dieser Pflichten für einen bestimmten Betrieb gelten, hängt von den genutzten Systemen ab. Diese Frage gehört zum Steuerberater, bevor die erste Rechnung geschrieben wird und nicht erst nach der ersten Prüfung.