Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass eine Maschine sie ohne manuelles Tippen lesen und verarbeiten kann. Genau auf dieses Format kommt es an, weshalb drei bekannte Dokumente diese Anforderung nicht erfüllen:
- Ein per E-Mail gesendetes PDF ist eher ein elektronisches Dokument als eine elektronische Rechnung.
- Ein Scan einer Papierrechnung hat dasselbe Problem, da ihn ebenfalls nur Menschen lesen können.
- Eine Rechnung im E-Mail-Text reicht ebenfalls nicht aus.
Die Verpflichtung gilt zwischen Unternehmen in Deutschland, betrifft also nicht den Tresen. Der Verkauf einer Dienstleistung an Privatkunden bleibt wie gewohnt, und die gewöhnliche Rechnungsstellung an Selbstzahler oder Privatliquidation gegenüber Verbrauchern ist davon nicht betroffen.
Eine Apotheke erfüllt die Anforderung von der anderen Seite, wenn sie einem anderen Unternehmen eine Rechnung stellt:
- Einer Partnerpraxis kann eine für ihre Patienten erbrachte Leistung in Rechnung gestellt werden.
- Ein Unternehmen kann für einen Gesundheitstag im Betrieb eine Rechnung erhalten.
- Ein Pflegeheim kann auf dieselbe Weise abgerechnet werden.
Auch die Empfängerseite zählt, da eine Apotheke in der Lage sein muss, eine strukturierte Rechnung von einem Lieferanten anzunehmen, selbst wenn sie selbst noch nicht zur Ausstellung verpflichtet ist.
Die Einführung verlief nicht reibungslos, da sich die Termine für die Ausstellung, die gültigen Formate und die Übergangsregelungen mehrfach geändert haben und die Fachberichte oft hinter dem aktuellen Stand hinterherhinken. Die für eine bestimmte Apotheke geltende Frist sollte aus dem geltenden Recht oder vom Steuerberater entnommen werden und nicht aus einem Artikel wie diesem. Diese Prüfung sollte erfolgen, bevor die erste Geschäftsrechnung herausgeht.
Operativ ist der schwierigere Teil nicht das Format, sondern das System dahinter. Die Software, die die Rechnung erstellt, muss das strukturierte Format ausgeben können, und die ausgestellte Rechnung muss in diesem Format gespeichert werden. Damit ist dies auch eine Frage der GoBD-konformen Kassenführung: vollständig, unverändert und auf Anfrage vorzeigbar. Einen Ausdruck einer strukturierten Rechnung aufzubewahren bedeutet nicht, die Rechnung aufzubewahren.
Der abrechnungsbasierte Teil des Geschäfts ist davon nicht im selben Maße betroffen, da die Rezeptabrechnung vom Apothekenrechenzentrum über einen eigenen Datenkanal und nach eigenen Regeln abgewickelt wird. Daran ändert sich durch die E-Rechnungs-Pflicht nichts.
Ob eine bestimmte Vereinbarung mit einer Praxis oder einem Arbeitgeber überhaupt als B2B-Rechnung gilt, ist die Frage, die als Erstes geklärt werden muss – und das ist ein Thema für das Gespräch mit dem Steuerberater.
Dieser Glossaressorteil dient als allgemeine Information zum deutschen Apothekenrecht und zur Praxisführung. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deiner eigenen Apotheke wende dich an deine Landesapothekerkammer.
