Unter „E-Rechnung“ versteht man eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine Maschine lesen und verarbeiten kann, ohne dass jemand den Inhalt neu eingeben muss. Das Format ist dabei entscheidend. Ein per E-Mail versendetes PDF ist zwar ein elektronisches Dokument, aber keine elektronische Rechnung in diesem Sinne, da der Inhalt nur von einer Person gelesen werden kann, die ihn sich ansieht. Das Gleiche gilt für einen Scan und für eine Rechnung, die in den Textkörper einer E-Mail eingefügt wurde.
Die Verpflichtung gilt zwischen Unternehmen in Deutschland, wird also nicht am Ladentisch ausgelöst. Der Verkauf einer Dienstleistung an einen Privatkunden bleibt unverändert, und die gewöhnliche Rechnungsstellung an Selbstzahler oder die Privatabrechnung gegenüber einem Verbraucher fällt nicht darunter. Eine Apotheke erfüllt die Anforderung aus der anderen Richtung, wenn sie einem anderen Unternehmen eine Rechnung stellt, zum Beispiel einer Partnerpraxis für eine für deren Patienten erbrachte Leistung, einem Arbeitgeber für einen Gesundheitstag im Unternehmen oder einem Pflegeheim. Auch die empfangende Seite zählt dazu, da eine Apotheke in der Lage sein muss, eine strukturierte Rechnung von einem Lieferanten anzunehmen, selbst wenn sie noch nicht verpflichtet ist, selbst eine solche auszustellen.
Die Einführungsphase verlief nicht gerade reibungslos. Die Termine für die Einführung, die als konform geltenden Formate und die Übergangsregelungen haben sich alle mehr als einmal geändert, und die Berichterstattung in der Fachpresse hinkt oft hinter dem aktuellen Stand hinterher. Die für eine bestimmte Apotheke geltende Frist solltest du lieber dem geltenden Gesetz oder deinem Steuerberater entnehmen als einem Artikel – auch diesem hier –, und diese Überprüfung sollte vor dem Versand der ersten Geschäftsrechnung erfolgen, nicht erst danach.
Praktisch gesehen ist nicht das Format der schwierigere Teil, sondern das System drumherum. Egal, welche Software die Rechnung ausstellt – sie muss das strukturierte Format erstellen, und die ausgestellte Rechnung muss dann in diesem Format gespeichert werden. Damit sind wir direkt wieder beim Thema GoBD-konforme Kassenführung: vollständig, unverändert und auf Anfrage vorzeigbar. Einen Ausdruck einer strukturierten Rechnung aufzubewahren, bedeutet nicht, die Rechnung aufzubewahren.
Der Bereich der erstattungsfähigen Leistungen bleibt davon unberührt. Die Abrechnung von Rezepten läuft über das Apothekenrechenzentrum auf einem eigenen Datenkanal und nach eigenen Regeln ab, und die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ändert nichts an diesem Ablauf. Ob eine bestimmte Vereinbarung mit einer Praxis oder einem Arbeitgeber überhaupt als B2B-Rechnung gilt, ist die Frage, die es zuerst zu klären gilt – und das ist ein Gespräch mit dem Steuerberater.
Dieser Glossareintrag enthält allgemeine Informationen zum deutschen Apothekenrecht und zur Apothekenpraxis. Er stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu deiner eigenen Apotheke wende dich bitte an deine Landesapothekerkammer.
