GoBD on lyhenne Saksan verohallinnon periaatteista, jotka koskevat kirjanpidon, kirjausten ja asiakirjojen säilyttämistä sähköisessä muodossa. Säännöt eivät ole uusia, eivätkä ne koske nimenomaan apteekkeja, mutta niiden merkitys korostuu huomattavasti, kun apteekki alkaa ottaa vastaan käteismaksuja tiskillä tuotteista, jotka eivät ole lääkkeitä.
Kolme vaatimusta on muita tärkeämpiä:
- Kirjaus on tehtävä täydellisesti, jotta jokainen yksittäinen tapahtuma näkyy kirjanpidossa eikä vain ne, jotka on syötetty myöhemmin muistiinpanon perusteella.
- Kirjaus on tehtävä ajallaan, joten käteistulot kirjataan sinä päivänä, jona ne kertyvät, eikä niitä rekonstruoida viikon lopussa.
- Tietojen on oltava muuttumattomia, jotta korjaus näkyy selvästi korjauksena eikä mitään voida poistaa ilman, että jää jälki siitä, mikä poistettiin ja kuka sen poisti.
Kassakirja, jota voidaan vielä jälkikäteen muokata taulukkolaskentaohjelmassa, ei täytä kolmatta vaatimusta, vaikka sen luvut olisivat kuinka tarkkoja tahansa.
Apteekissa on jo käytössä kassajärjestelmä, joka on suunniteltu korvausjärjestelmän piiriin kuuluville palveluille, ja palvelun lisääminen luokkaan ”apothekenübliche Dienstleistung” luo toisen tulonlähteen, joka toimii eri tavalla. Asiakas maksaa paikan päällä, apteekki määrittää summan, eikä korvauskäsittelyä sairauskassan kanssa tarvitse suorittaa.
Tarkastaja tarkastelee juuri tuota toista riviä ensimmäisenä, sillä uudesta omavastuuosuuksien tulovirrasta löytyy todennäköisimmin kirjaamatonta käteistä. Siksi Privatliquidation-kirjanpidon ja omavastuuosuuksien päivittäisen laskutuksen taustalla olevien tietojen on täsmättävä kassatietojen kanssa, eikä niitä saa säilyttää erillisessä kansiossa niiden vieressä.
Käytännössä tämä tarkoittaa kolmea asiaa palvelun varaamisen suhteen:
- Palvelu on kassajärjestelmässä erikseen tunnistettava erä, eikä se ole ”muut kulut” -nimikkeellä kirjattu vapaamuotoinen summa.
- Korttimaksut täsmäytetään sekä kassakirjanpitoon että tiliotteeseen.
- Menettelykuvaus selostaa, miten päivän liikevaihtoluku tosiasiassa muodostuu.
Tekninen puoli, eli kunkin yksittäisen kaupan allekirjoittaminen, kuuluu TSE-Pflichtin piiriin, ja se koskee kaikkia edellä kuvattuja kauppoja.
Tiedot on säilytettävä ja esitettävä koneellisesti luettavassa muodossa, kun tilintarkastaja niitä pyytää, mikä tarkoittaa, että apteekilla on oltava pääsy itse tietoihin eikä pelkästään niitä näyttävään ohjelmistoon.
Se, kuinka kauan kunkin tyyppisiä asiakirjoja on säilytettävä, missä muodossa ja mitkä näistä velvoitteista koskevat tiettyä toimintamallia, riippuu käytössä olevista järjestelmistä. Tämä kysymys on syytä esittää apteekin veroneuvojalle (Steuerberater) ennen ensimmäisen laskun laatimista eikä vasta ensimmäisen tilintarkastuksen jälkeen.
Tämä sanastokohta sisältää yleistä tietoa Saksan apteekkilainsäädännöstä ja -käytännöistä. Se ei ole oikeudellista neuvontaa. Jos tarvitset sitovia ohjeita omaa apteekkiasi varten, ota yhteyttä alueelliseen apteekkariliittoon (Landesapothekerkammer).
