GoBD on lyhenne Saksan verohallinnon periaatteista, jotka koskevat kirjanpidon, kirjausten ja asiakirjojen säilyttämistä sähköisessä muodossa. Säännöt eivät ole uusia, eivätkä ne koske nimenomaan apteekkeja, mutta niiden luonne muuttuu heti, kun apteekki alkaa ottaa vastaan maksua tiskiltä tuotteesta, joka ei ole lääke.
Kolme vaatimusta ovat tärkeimpiä. Kirjauksen on oltava täydellinen, joten jokaisen yksittäisen tapahtuman on näkyvä, ei pelkästään myöhemmin muistiinpanosta syötettyjen tapahtumien. Kirjauksen on oltava ajantasainen, joten käteistulot kirjataan sinä päivänä, jona ne tapahtuvat, eikä niitä rekonstruoida viikon lopussa. Ja kirjanpidon on oltava muuttumaton, jotta korjaus näkyy korjauksena eikä mitään voida poistaa ilman, että jää jälki siitä, mitä on poistettu ja kuka sen on tehnyt. Kassakirja, jota voidaan vielä jälkikäteen muokata taulukkolaskentaohjelmassa, ei täytä kolmatta vaatimusta, vaikka sen luvut olisivat kuinka tarkkoja tahansa.
Apteekissa on jo käytössä kassajärjestelmä, joka on suunniteltu korvausjärjestelmän piiriin kuuluville myynneille. Palvelun lisääminen luokkaan ”apothekenübliche Dienstleistung” luo toisen tulovirran, joka toimii eri tavalla: asiakas maksaa paikan päällä, summan määrää apteekki, eikä sitä tarvitse täsmäyttää sairauskassan kanssa. Juuri tähän tilintarkastaja kiinnittää huomionsa ensimmäiseksi, sillä uusi omavastuuosuuksien tulovirta on paikka, jossa dokumentoimaton käteinen todennäköisimmin piilee. Siksi yksityisasiakkaille laskutettujen maksujen ja päivittäisten omavastuuasiakkaille lähetettyjen laskujen kirjanpidon on oltava yhtenäistä kassatietojen kanssa sen sijaan, että ne säilytettäisiin erillisessä kansiossa.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että palvelu on kassajärjestelmässä erikseen tunnistettava erä eikä ”muut kulut” -nimikkeellä kirjattu vapaamuotoinen summa, että korttimaksut täsmäytetään sekä kassakirjanpitoon että tiliotteeseen ja että on olemassa menettelyohjeistus, jossa kuvataan, miten päivän kassatulo muodostuu. Tekninen puoli, eli kunkin yksittäisen tapahtuman allekirjoittaminen, kuuluu TSE-velvoitteen piiriin ja on kaiken tämän perustana.
Tiedot on säilytettävä ja toimitettava koneellisesti luettavassa muodossa, kun tilintarkastaja niitä pyytää, mikä tarkoittaa, että apteekilla on oltava pääsy itse tietoihin, ei pelkästään niitä näyttävään ohjelmistoon. Se, kuinka kauan kutakin tietotyyppiä on säilytettävä, missä muodossa ja mitkä näistä velvoitteista koskevat tiettyä järjestelmää, riippuu käytössä olevista järjestelmistä ja on selvitettävä veroneuvojan kanssa ennen ensimmäisen laskun laatimista eikä vasta ensimmäisen tilintarkastuksen jälkeen.
Tämä sanastokohta sisältää yleistä tietoa Saksan apteekkilainsäädännöstä ja -käytännöistä. Se ei ole oikeudellista neuvontaa. Jos tarvitset sitovia ohjeita omaa apteekkiasi varten, ota yhteyttä alueelliseen apteekkariliittoon (Landesapothekerkammer).
