Säilytysajat ovat ajanjaksoja, joiden ajan apteekin on säilytettävä asiakirja ennen kuin se voidaan hävittää. Verinäytteenotto tuottaa enemmän paperia kuin tiskiltä katsottuna näyttää:
- Allekirjoitettu valistus- ja suostumuslomake on säilytettävä.
- Laboratorioon lähetetty pyyntölomake on säilytettävä.
- Laboratoriosta saatu tulos on säilytettävä.
- On pidettävä kirjaa siitä, kuka otti verinäytteen ja milloin.
- Myös sentrifugin, jääkaapin ja muiden käytettyjen laitteiden käyttöpäiväkirjat on säilytettävä.
Hyödyllinen periaate on, että säilytysaika määräytyy asiakirjan tyypin perusteella eikä sen syntymispaikan mukaan. Apteekit olettavat usein, että kaikki apteekissa tuotettu aineisto kuuluu yhden apteekkisäännön piiriin ja vanhenee yhtä aikaa, mikä ei kuitenkaan pidä paikkaansa.
Suostumus ja kaikki muut tunnistettuun henkilöön liittyvät tiedot kuuluvat potilastietoihin, joita säätelevät terveydenhuollon potilastietojen säännöt, jotka ovat vähittäiskaupan paperityön mittapuulla mitattuna varsin laajoja. Väitteen vastine on vain niin vahva kuin sitä tukeva asiakirja-aineisto, mikä on toinen syy näiden tietojen säilyttämiseen. Laboratoriotutkimuspyyntöjä ja -tuloksia voidaan pitää samassa ryhmässä, koska ne sisältävät henkilön tunnistetiedot ja tutkimustuloksen.
Laitteita ja prosesseja koskevat asiakirjat kuuluvat eri luokkaan, sillä lämpötilalokit, huoltotiedot sekä kalibrointi- ja puhdistussuunnitelmat ovat laadunvarmistusasiakirjoja. Ne osoittavat, että prosessi oli hallinnassa tiettynä päivänä, eivätkä ne koske yksittäisen asiakkaan tapausta, joten niiden säilyttämisvaatimukset perustuvat laadunhallintajärjestelmään ja laitteita koskeviin sääntöihin.
Myös koulutustiedot sekä Standardarbeitsanweisungin nykyinen ja aiemmat versiot kuuluvat tähän, ja vanhentuneet versiot kannattaa säilyttää juuri siksi, että niissä on mainittu, mitä ohjeissa sanottiin tapaturman tapahtumahetkellä. Laskut ja kaikki verotukseen liittyvät asiakirjat kuuluvat kauppaoikeuden piiriin eivätkä liity millään tavalla kliiniseen toimintaan.
Tästä seuraa kaksi käytännön seurausta:
- Jokaiselle asiakirjatyypille laaditaan säilytyssuunnitelma, joka merkitään vakiomenettelyohjeeseen (SOP), jotta kenenkään ei tarvitse miettiä asiaa itse kaappia tyhjentäessään.
- Jos asiakirja voisi kuulua kahteen luokkaan, sovelletaan pidempää asiaankuuluvaa ajanjaksoa, sillä asiakirjan ennenaikainen hävittäminen on ainoa virhe, jota ei voida korjata, ja siitä tulee vastuukysymys.
Tarkat määräajat vaihtelevat asiakirjatyypin ja osavaltion mukaan, joten tarkat luvut on syytä tarkistaa osavaltion apteekkariliitosta (Landesapothekerkammer) ennen suunnitelman hyväksymistä.
Tämä sanastokohta sisältää yleistä tietoa Saksan apteekkilainsäädännöstä ja -käytännöistä. Se ei ole oikeudellista neuvontaa. Jos tarvitset sitovia ohjeita omaa apteekkiasi varten, ota yhteyttä alueelliseen apteekkariliittoon (Landesapothekerkammer).
