Säilytysajat ovat ajanjaksoja, joiden ajan apteekin on säilytettävä asiakirja ennen kuin se voidaan hävittää. Verinäytteenotto tuottaa enemmän paperityötä kuin tiskiltä katsottuna näyttää. Mukana ovat allekirjoitettu valistus- ja suostumuslomake (Aufklärung und Einwilligung), laboratorioon lähetetty pyyntölomake, saatu tulos, merkintä siitä, kuka otti näytteen ja milloin, sekä sentrifugin, jääkaapin ja kaikkien prosessin aikana käytettyjen laitteiden käyttölokit.
Hyödyllinen periaate on, että säilytysaika määräytyy asiakirjan tyypin perusteella, ei sen syntypaikan perusteella. Apteekit olettavat usein, että kaikki apteekissa tuotettu aineisto kuuluu yhden apteekkisäännön piiriin ja vanhenee yhtenä joukkona. Näin ei kuitenkaan ole. Suostumus ja kaikki muu, mikä liittyy tunnistettuun henkilöön, on potilasasiakirja-aineistoa, jota säätelevät potilastietojen säilytyssäännöt. Nämä säännöt ovat vähittäiskaupan paperityön mittapuulla mitattuna pitkiä, ja niiden merkitystä korostaa se tosiasia, että puolustus vahingonkorvausvaatimusta vastaan on vain niin vahva kuin sitä tukeva asiakirja-aineisto. Laboratoriotutkimuspyyntöjä ja -tuloksia voidaan pitää samassa ryhmässä, koska ne liittyvät tiettyyn henkilöön ja tutkimustulokseen.
Laitteiden ja prosessien asiakirjat kuuluvat eri luokkaan. Lämpötilakirjaukset, huoltotiedot sekä kalibrointi- ja puhdistussuunnitelmat ovat laadunvarmistusasiakirjoja. Ne osoittavat, että prosessi oli hallinnassa tiettynä päivänä, eivätkä ne koske yksittäisen asiakkaan tapausta, ja niiden säilyttämistä säätelevät laadunhallintajärjestelmä sekä laitteita koskevat säännöt. Myös koulutustiedot sekä Standardarbeitsanweisungin nykyinen ja aiemmat versiot kuuluvat tähän ryhmään, ja vanhentuneet versiot on syytä säilyttää juuri siksi, että ne osoittavat, mitä ohjeissa sanottiin tapahtuman aikaan. Laskut ja kaikki verotukseen liittyvät asiakirjat kuuluvat kauppaoikeuden piiriin eivätkä liity lainkaan kliiniseen puoleen.
Tästä seuraa kaksi käytännön seurausta. Ensinnäkin jokaiselle asiakirjatyypille laaditaan säilytyssuunnitelma, joka merkitään toimintamenettelyohjeeseen (SOP), jotta kenenkään ei tarvitse miettiä asiaa kaappia tyhjentäessään. Toinen seuraus on, että jos asiakirja voisi kuulua kahteen luokkaan, valitaan pidemmästä säilytysajasta, sillä liian aikainen hävittäminen on ainoa virhe, jota ei voi korjata, ja se johtaa suoraan vastuukysymyksiin (Haftung). Tarkat säilytysajat vaihtelevat asiakirjatyypin ja osavaltion mukaan, joten tarkat luvut on syytä tarkistaa osavaltion apteekkariliitosta (Landesapothekerkammer) ennen suunnitelman hyväksymistä.
Tämä sanastokohta sisältää yleistä tietoa Saksan apteekkilainsäädännöstä ja -käytännöistä. Se ei ole oikeudellista neuvontaa. Jos tarvitset sitovia ohjeita omaa apteekkiasi varten, ota yhteyttä alueelliseen apteekkariliittoon (Landesapothekerkammer).
