Ergebnisdokumentation on lomake, jonka apteekki täyttää suorittamansa mittauksen tai näytteenoton jälkeen, ja se on ainoa jälki, jonka palvelusta jää jäljelle asiakkaan poistuttua. Ääneen luettu ja muistettu arvo ei ole kirjanpitoa. Kuitin takapuolelle kirjoitettu numero ei myöskään ole kirjanpitoa, koska kukaan ei voi jälkikäteen sanoa, kuka sen kirjoitti, milloin tai millä laitteella. Vakiolomake on tylsästä syystä parempi kuin tyhjä arkki: siinä kysytään joka kerta samat kysymykset samassa järjestyksessä, ja tyhjä kenttä on näkyvissä kaikille, jotka ottavat lomakkeen käsiinsä.
Sisältö on lyhyt ja kiinteä. Henkilön henkilötiedot sellaisessa muodossa, josta apteekki voi vielä kuukausienkin kuluttua ottaa vastuun – ei pelkästään etunimi. Päivämäärä ja kellonaika, sillä ilman kellonaikaa arvoa on vaikea sijoittaa aterian, lääkkeen tai toisen mittauksen yhteyteen. Toimenpiteen suorittaneen henkilön nimi, koska apteekin on pystyttävä kertomaan, kuka siellä oli paikalla. Käytetty laite tai laboratorio, tunnistettuna laitteen tai pyyntönumeron perusteella, jotta mittaus voidaan jäljittää järjestelmään, joka oli kyseisenä päivänä valvonnassa. Sitten mittauksen sisältö, joko laitteen tuottama arvo tai pelkkä tosiasia, että näyte otettiin ja lähetettiin. Lopuksi se, mitä asiakkaalle tosiasiassa kerrottiin.
Juuri tuo viimeinen kenttä jätetään useimmiten tyhjäksi, ja se on myös painavin. Apteekki kirjaa, että se on luovuttanut arvon ja kehottanut henkilöä viemään sen lääkärille. Se ei kirjaa johtopäätöstä. Referenzbereichin ulkopuolella oleva luku on syy lähettää potilas jatkotutkimuksiin, eikä mitään muuta, ja lomakkeen tulisi ilmaista asia juuri näin. Lähetyslauseen sanamuoto kuuluu Standardarbeitsanweisungiin, jotta jokainen työntekijä sanoo ja kirjoittaa saman asian.
Lomake toimii myös apteekin suojana myöhemmin. Kuukausia myöhemmin esitettyyn valitukseen vastataan asiakirjojen perusteella tai siihen ei vastata lainkaan. Farmaseuttisen palvelun osalta dokumentointi on osa sitä, mistä maksetaan, joten laskutus ja puolustautuminen perustuvat samaan asiakirjaan. Kun lomake on allekirjoitettu, siitä tulee potilasasiakirja, ja siihen sovelletaan terveystietojen säilytysaikoja, jotka ovat pidempiä kuin vähittäiskaupassa tavanomaiset säilytysajat.
Tämä sanastokohta sisältää yleistä tietoa Saksan apteekkilainsäädännöstä ja -käytännöistä. Se ei ole oikeudellista neuvontaa. Jos tarvitset sitovia ohjeita omaa apteekkiasi varten, ota yhteyttä alueelliseen apteekkariliittoon (Landesapothekerkammer).
