”Diagnostics as a Service” -siirtymä, eli miten vaihtaa tuotteesi taustalla toimiva laboratorio

Suurin osa brändeistä, jotka tiedustelevat meiltä ”Diagnostics as a Service” -palvelusta, on jo solminut yhteistyösopimuksen jonkin laboratorion kanssa, ja melko moni niistä ei edes tiedä, mistä laboratoriosta on kyse. Erään terveysbrändin johtaja kertoi minulle, ettei hän tiennyt, mikä laboratorio analysoi hänen asiakkaidensa verinäytteitä. Hänellä oli sopimus ja asiakkuuspäällikkö, mutta hän ei ollut koskaan kysynyt, mitä näiden takana oikeastaan oli.

Lopulta hän sai selville asian lukemalla oman tietosuojakäytäntönsä, sillä joku hänen tiimistään oli luetellut alihankkijat asianmukaisesti jo vuosia aiemmin, ja vastaus oli ollut julkaistuna hänen omalla verkkosivustollaan siitä lähtien.

Hän ei ole sen kummemmin epätavallinen kuin huolimatonkaan, sillä kun testaus toimii, kukaan ei kurkista sen taakse. Ihmiset alkavat tutkia asiaa vasta, kun jokin menee pieleen, mikä tarkoittaa, että he oppivat, miten koko järjestelmä toimii, samalla kun yrittävät korjata sitä.

Tämä artikkeli on kirjoitettu sitä versiota varten, johon tutustut ensin, ja se noudattaa järjestystä, jossa työ on tosiasiassa suoritettava. Selvität ensin, mitä sinulla jo on, sitten päätät, miksi olet siirtymässä, sen jälkeen mietit, mitä voi mennä pieleen, ja vasta sen jälkeen ryhdyt toimeen.

Selvitä ensin, millainen nykyinen diagnostiikkajärjestelylläsi on

Ennen kuin otat yhteyttä uusiin ihmisiin, kirjaa ylös nykyinen järjestelysi, sillä useimmat tiimit eivät pysty vastaamaan seuraaviin kysymyksiin ulkomuistista.

• Mikä laboratorio suorittaa kunkin analyysin, ja minkä akkreditoinnin kyseisellä laboratoriolla on.
• Kuka ottaa näytteet, ja millä oikeudellisella perusteella kussakin maassa, jossa toimit.
• Mitkä alihankkijat käsittelevät asiakastietoja ja missä maassa kukin niistä sijaitsee.
• Mitä sopimuksessasi sanotaan irtisanomisajasta ja mitä siinä sanotaan tiedoistasi työsuhteen päättyessä.
• Voitteko viedä asiakkaidenne aiemmat tulokset käyttökelpoisessa muodossa, ja kuka omistaa ne.

Oma tietosuojakäytäntösi ja alihankkijoiden luettelo antavat vastauksen useisiin näistä kysymyksistä, sillä eurooppalainen tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että tietojen käsittelijät on dokumentoitava ja että sinun on hyväksyttävä alihankkijat.¹ Jos omat julkaistut asiakirjasi eivät anna vastauksia näihin kysymyksiin, se on ensimmäinen korjattava ongelma, ja se on korjattava riippumatta siitä, vaihdatko yhteistyökumppaneita vai et.

Toiseksi, kerro tarkasti, miksi muutat

Et voi neuvotella menestyksekkäästi, ennen kuin tiedät, mitä ongelmaa olet ratkaisemassa, sillä jokainen alla mainituista syistä johtaa erilaisiin sitoumuksiin.

Näytteet hylätään liian usein, mikä tarkoittaa, että asiakkaita pyydetään antamaan verta uudelleen useammin kuin olisi tarpeen. Tämä on yleisin syy asiakkaan vaihtamiseen ja brändillesi haitallisin tekijä, ja on hyvä tietää, että jonkin verran hylkäyksiä on väistämätöntä. 26 tutkimusta käsittäneessä meta-analyysissä, joka kattoi yli 16 miljoonaa näytteiden ottopyyntöä, todettiin, että hylkäysaste oli yhteensä noin kaksi sataa kohden, ja suurin osa hylkäyksistä johtui hyytymisestä, näytteen pilaantumisesta ja riittämättömästä tilavuudesta.² Kysymys ei siis ole siitä, onko palveluntarjoajallasi hylkäyksiä, vaan siitä, ylittävätkö hylkäyksesi työn vaatimukset ja kuka niistä maksaa.

Tulosten saavuttaminen kestää kauemmin kuin tuotteessanne luvattiin, minkä vuoksi tukitiiminne joutuu käyttämään päivänsä näiden kahden välisen eron selvittämiseen.

Paneelisi ei voi laajentua, koska haluat lisätä merkkiaineita tai tutkimusmenetelmiä, joita nykyinen järjestelmäsi ei pysty suorittamaan, ja kehityssuunnitelmasi määräytyy toimittajan eikä asiakkaiden tarpeiden mukaan.

Olet astumassa markkinoille, joilla nykyinen kumppanisi ei toimi. Ennen kuin oletat, että uusi kumppani ratkaisee tämän ongelman itsestään, muista, että säännöt muuttuvat jokaisella Euroopan rajalla.

Olet liian pieni ollaksesi heille merkityksellinen, mikä näkyy pikemminkin hitaana vastausten saamisena kuin palvelun toimimattomuutena, ja se on syy, jonka ihmiset mainitsevat viimeisenä mutta kokevat ensimmäisenä.

Kolmanneksi: älä valitse DaaS-kumppania pelkästään hinnan perusteella

Kun syy on selvitetty, on houkuttelevaa koota tarjouksia rinnakkain ja vertailla niitä. Hinta on helpoin vertailukohde ja heikoin peruste päätökselle, sillä kaikki säästöt katoavat heti, kun ensimmäinen näyte-erä epäonnistuu tai tulos viivästyy niin paljon, että tukipalvelun on annettava siitä selitys.

Ne seikat, jotka todella ratkaisevat, onko kumppani parempi, ovat vaikeammin vertailukelpoisia, mutta ne ovat ylimääräisen vaivannäön arvoisia.

• Kuinka suuri osa näytteistä tuottaa käyttökelpoisen tuloksen, ja mitä tapahtuu, jos näytteestä ei saada tällaista tulosta?
• Kuka vastaa toistettavan testin kustannuksista, kun näyte ei ole läpäissyt testiä?
• Mitä on kirjallisesti sovittu verrattuna siihen, mitä verkkosivustolla on kuvattu.
• Kuinka nopeasti joku, joka todella osaa ratkaista ongelman, vastaa sinulle.
• Onko merkin, paneelin tai maan lisääminen muutospyyntö vai uusi projekti.

Pyydä kaikki nämä tiedot kirjallisesti, sillä kumppani, joka on valmis kirjaamaan luvun sopimukseen, viestii sinulle aivan eri asiaa kuin kumppani, joka julkaisee saman luvun markkinointimateriaaleissaan. Hankintaoppaassamme käydään läpi kaikki kysymykset järjestyksessä.

Neljänneksi, ymmärrä, mitä oikeastaan menee pieleen, kun muutat

Tämä on se seikka, jonka useimmat joukkueet huomaavat vasta jälkikäteen, ja se on syy, miksi tämä artikkeli on ylipäätään kirjoitettu.

Laboratoriot eivät käytä samoja viitealueita samalle merkkiaineelle. Vuonna 2023 Clinical Chemistry -lehdessä julkaistussa katsauksessa todetaan tämä suoraan: viitealueissa esiintyy edelleen merkittäviä ja perusteettomia eroja laboratorioiden välillä, myös niiden laboratorioiden välillä, jotka käyttävät samaa analyysimenetelmää. Julkaisun mukaan tästä seuraa lisääntynyt riski tulosten virheelliseen tulkintaan.³

Kun siis vaihdat laboratoriota, asiakkaan arvoarvo saattaa näyttää muuttuneen, vaikka hänen terveydentilassaan ei ole tapahtunut mitään muutosta.

Jos myyt yksittäistä testiä, se on vain sivuhuomautus asiakirjoissasi, mutta jos myyt toistuvia testejä, seurantaa tai mitä tahansa, mitä asiakas tulkitsee trendiksi, se on sinun tuotteesi. Pahiten kärsivät asiakkaat, joilla on pisin asiakassuhde kanssasi, ja juuri näitä asiakkaita et missään nimessä saa hämmentää.

Ennen kuin allekirjoitat mitään, on kolme asiaa, jotka on selvitettävä.

• Eroavatko uuden laboratorion mitta-alueet vanhoista merkkikohtaisesti niiden merkkien osalta, joita te tosiasiassa myytte?
• Miten aiot selittää muutoksen asiakkaille, joilla on jo aiempaa yhteistyöhistoriaa kanssasi, sillä vaikeneminen vahingoittaa luottamusta enemmän kuin selittäminen.
• Riippumatta siitä, järjestääkö uusi yhteistyökumppanisi omat aikavälinsä eri laboratorioissa, sillä juuri se varmistaa, että asiakkaan tiedot pysyvät vertailukelpoisina analyysin siirtyessä.

Viidenneksi: käytä molempia kumppaneita samanaikaisesti

Älkää siirtäkö kaikkia kerralla, vaan toteuttakaa sen sijaan rinnakkainen pilottiprojekti, sillä se on ainoa tapa saada selville vastaukset yllä oleviin kysymyksiin sen sijaan, että ne vain kerrotaan teille.

1. Valitse yksi paneeli testattavaksi ja valitse se, jota myyt eniten.
2. Lähetä määritelty joukko näytteitä uuden yhteistyökumppanin kautta, samalla kun vanha kumppani palvelee edelleen kaikkia muita.
3. Vertaa saatuja tuloksia, eli käyttökelpoisten tulosten osuutta, tulosten saamiseen kuluvaa aikaa, raportin luettavuutta sekä sitä, miten arvot suhteutuvat aiemmin käyttämiisi viitealueisiin.
4. Kokeile järjestelmää tarkoituksellisesti hankalalla tapauksella, kuten myöhästyneellä näytteellä, selvästi viitearvojen ulkopuolella olevalla tuloksella tai asiakkaalla, joka haluaa puhua jonkun kanssa.
5. Vasta sitten sovitaan päivämäärä, jolloin muutkin siirretään toiselle puolelle.

Neljäs vaihe on tärkein, sillä jokainen palveluntarjoaja selviää hyvin helpoista tilanteista. Se, mitä oikeastaan ostat, on se, miten he selviävät huonosta päivästä, ja ainoa tapa selvittää se on luoda sellainen tilanne tarkoituksella, kun sinulla on vielä toinen vaihtoehto käytettävissä.

Kuudenneksi: sovi lähtösi jo tullessasi

Paras hetki sopia lähtöjärjestelyistä on ennen saapumista, ja varhainen kysely kertoo paljon siitä, kenen kanssa olet tekemisissä.

• Voitteko viedä asiakkaidenne koko tuloshistorian dokumentoidussa muodossa milloin tahansa haluatte.
• Mitä ilmoitusta kummaltakin osapuolelta vaaditaan, ja uusitaanko sopimus automaattisesti?
• Mitä tapahtuu kuljetuksessa oleville näytteille ja tuloksille, joita ei ole vielä toimitettu lähtöpäivänäsi?
• Onko alihankkijat lueteltu ja ilmoitetaanko sinulle ennen kuin niissä tapahtuu muutoksia.
• Onko tietosuojasopimus vakiomuotoinen, sen voi selvittää oma asianajajasi jo tänään.

Kumppani, joka vastaa kaikkiin näihin kysymyksiin suoraan, ei ole huolissaan siitä, että lähtisit, ja juuri sitä vastausta sinä haluatkin. Se on myös vastaus, joka tekee seuraavasta askeleestasi helpomman kuin tästä.

Lopuksi voidaan todeta, että liikkeen ydin on pääosin viestintää

Muuttoon liittyvä tekninen työ on todellista, mutta rajallista, ja yleensä ongelmia aiheutuu siitä, mitä asiakkaille kerrotaan siitä.

• Kerro asiakkaillesi asiasta ennen kuin he ehtivät huomata mitään, ja selitä, mitä on muuttunut kulissien takana, mikä pysyy ennallaan ja mikä saattaa näyttää erilaiselta.
• Kerro tukitiimillesi, mistä syystä arvo saattaa näkyä eri tavalla, jotta kukaan ei joudu arvaamaan asiaa live-chatissa.
• Älä toteuta muuttoa vuoden vilkkaimman kuukauden aikana.
• Säilytä vanha järjestely käytettävissä hieman pidempään kuin luulet tarvitsevasi sitä.

Mikään näistä neljästä asiasta ei sinänsä ole vaikeaa, mutta ne kaikki jäävät tekemättä, kun siirtymä viivästyy – juuri silloin, kun ne ovat tärkeimmillään.

Miten Aniva hoitaa Diagnostics as a Service -siirtymän

Suurimmalla osalla yrityksistä, joiden kanssa keskustelemme, on jo laboratoriokumppani, mikä on tavanomainen tilanne, ja pidämme sitä lähtökohtana eikä hankaluutena.

• Yksi sopimus kattaa laboratorion, näytteenoton ja logistiikan sekä ohjelmiston ja vaatimustenmukaisuutta koskevat asiakirjat, joten siirto merkitsee pikemminkin yhdistämistä kuin lisätyötä.
• Anivalla on oma verinäytteenottaverkosto koko Saksassa, joten vastuu näytteenotosta on meillä, ei alihankkijalla.
• Laadimme vertailuarvoalueita laboratorioiden ilmoittamien arvojen rinnalle, mikä varmistaa, että asiakkaan hoitohistoria pysyy ymmärrettävänä, vaikka analyysit siirtyisivätkin toiseen laboratorioon.
• Tulokset toimitetaan kaikilla markkinoilla samassa muodossa, joten toisen maan lisääminen on pikemminkin asetusten muokkaamista kuin järjestelmän uudelleenrakentamista.
• Diagnostics as a Service(DaaS) on kumppaneiden käytettävissä kaikkialla Euroopassa, ja tulosten esitysmuoto on sama kaikilla markkinoilla.
• Yhden paneelin rinnakkaispilotti on tavallinen tapa aloittaa, ja toivoisimme, että toteuttaisitte sellaisen.

Tuo mukanasi se paneeli, jota myyt eniten, sekä se osa, jossa nykyinen järjestelmäsi on heikko. Varaa 30 minuutin esittely tai ohjaa insinööriisi tutustumaan API-dokumentaatioon, jotta he voivat tarkistaa tulosmuodon ennen kuin aletaan keskustella kaupallisista asioista. Jos punnitset tätä vaihtoehtoa koko toiminnan siirtämiseen yrityksen sisälle, olemme kuvanneet erikseen, mitä se tarkoittaa.

Yhteenveto keskeisistä kohdista

• Aloita kirjaamalla ylös, mitä sinulla jo on, sillä omasta tietosuojakäytännöstäsi saat selville enemmän kuin luuletkaan.
• Kerro tarkasti, miksi muutat, sillä syy vaikuttaa siihen, mitä sinun tulisi pyytää.
• Älä tee päätöstä pelkästään hinnan perusteella, vaan ota huomioon vikamäärä, kirjalliset sitoumukset ja vastauksen saamisen nopeus.
• Viitearvot eivät ole yhdenmukaistettuja laboratorioiden välillä, joten asiakkaan arvo voi muuttua, vaikka hänen terveydentilassaan ei olisi tapahtunut muutosta, ja tämä asia on selvitettävä ennen sopimuksen allekirjoittamista.
• Käytä molempia kumppaneita rinnakkain yhdellä paneelilla ja käsittele uudella kumppanilla tarkoituksellisesti vaikea tapaus.
• Sovitaan lähtöehdoista jo alusta alkaen, sillä vastaus paljastaa, kenen kanssa on tekemisissä.

Usein kysytyt kysymykset

Miten saan selville, mikä laboratorio toimii nykyisen palveluntarjoajani takana?

Lue ensin oma tietosuojakäytäntösi ja alihankkijoiden luettelo, sillä Euroopan tietosuojalainsäädännön mukaan ne on dokumentoitava, ja vastaus löytyy usein jo sieltä.¹ Jos vastausta ei löydy sieltä, kysy palveluntarjoajaltasi kirjallisesti, mikä laboratorio suorittaa kunkin analyysin ja millainen akkreditointi sillä on. Palveluntarjoaja, joka ei vastaa tähän kysymykseen, on jo kertonut sinulle jotain hyödyllistä.

Mikä on suurin riski laboratoriota vaihdettaessa?

Suurin riski kohdistuu asiakkaidenne tuloshistoriaan, sillä viitevälejä ei ole yhdenmukaistettu laboratorioiden välillä – edes niiden laboratorioiden välillä, jotka käyttävät samaa analyysimenetelmää – ja tämän seurauksena tulosten virheellisen tulkinnan riski kasvaa.³ Jos myyt toistuvia testauksia, sovi siitä, miten viitevälejä ja vertailukelpoisuutta käsitellään, ennen kuin allekirjoitat mitään.

Pitäisikö minun vaihtaa kumppania säästääkseni rahaa?

Hinta on kaikista muuttoperusteista heikoin, sillä säästöt katoavat heti, kun näyte-erä hylätään tai tulokset saapuvat niin myöhään, että tukipalvelun on selitettävä niitä. Vertaa käyttökelpoisten tulosten osuutta, sitä, kuka maksaa uusintatestit, mitä on kirjallisesti sovittu ja kuinka nopeasti saat yhteyden henkilöön, joka voi ryhtyä toimenpiteisiin.

Kuinka suuri näytteiden hylkäysaste on normaalia?

26 tutkimusta käsittävässä meta-analyysissä, joka kattoi yli 16 miljoonaa hakemusta, todettiin, että hylkäysaste oli keskimäärin noin kaksi sataa, ja alueittaisissa alaryhmissä se vaihteli 0,55 prosentista 2,82 prosenttiin.² Jotkin epäonnistumiset ovat väistämättömiä, joten todellinen kysymys on, ylittääkö sinun epäonnistumisesi työn vaatimukset ja kuka kantaa siitä aiheutuvat kustannukset.

Miten minun pitäisi testata uutta laboratoriokumppania ennen sitoutumista?

Suorita rinnakkainen pilottitesti suurimman volyymin asiakasryhmälläsi samalla, kun nykyinen kumppanisi hoitaa kaikki muut asiakkaat, ja vertaa käyttökelpoisten tulosten osuutta, tulosten saamiseen kuluvaa aikaa sekä raportin sisältöä. Testaa järjestelmää sitten tarkoituksellisesti hankalalla tapauksella, sillä se, miten palveluntarjoaja selviää huonosta päivästä, on se, mitä olet oikeastaan ostamassa.

Mitä sopimuksessa tulisi mainita irtisanoutumisesta?

Siinä tulisi olla asiakkaidesi tuloshistorian täydellinen vienti dokumentoidussa muodossa, selkeät irtisanomisehdot ilman automaattista uusimista sekä selkeä kanta kuljetuksessa olevista näytteistä viimeisenä päivänäsi. Siinä tulisi myös luetella alihankkijat, ja muutoksista tulisi ilmoittaa etukäteen, ja tietosuojasopimuksen tulisi olla sellainen, jonka lakimiehesi voi lukea ennen allekirjoittamista.

Huomautukset ja lähteet

1. Asetus (EU) 2016/679, yleinen tietosuoja-asetus, 28 artikla, joka koskee tietojenkäsittelijöitä sekä alihankkijoiden valtuuttamista ja dokumentointia. EUR-Lex
2. Getawa S, Aynalem M, Melku M, Adane T. Verinäytteiden hylkäysaste kliinisessä laboratoriossa: systemaattinen katsaus ja meta-analyysi. Practical Laboratory Medicine 2022;33:e00303. Yhdistetty hylkäysaste oli 1,99 prosenttia 26 tutkimuksessa ja 16 118 499 näytteessä. Tärkeimmät syyt: hyytynyt näyte 32,2 prosenttia, hemolyysi 22,9 prosenttia, riittämätön tilavuus 22,8 prosenttia, merkintävirheet 7,3 prosenttia. Alueelliset alaryhmät vaihtelivat 0,55 prosentista Amerikassa 2,82 prosenttiin Aasiassa. doi:10.1016/j.plabm.2022.e00303
3. Bohn MK, Bailey D, Balion C, Cembrowski G, Collier C, De Guire V, Higgins V, Jung B, Mohammed Ali Z, Seccombe D, Taher J, Tsui AKY, Venner A, Adeli K. Viitealueiden yhdenmukaistaminen: big data -analyysin hyödyntäminen yhteisten viitealueiden määrittämiseksi eri väestöryhmille ja testausalustoille. Clinical Chemistry 2023;69(9):991–1008. doi:10.1093/clinchem/hvad099
4. Lin Y, Spies NC, Zohner K, McCoy D, Zaydman MA, Farnsworth CW. Preanalyyttisen vaiheen virheet muodostavat valtaosan kliinisten laboratoriotutkimusten virheistä. Clinical Chemistry and Laboratory Medicine 2025;63(9):1709–1715. doi:10.1515/cclm-2025-0190

Tämä artikkeli sisältää yleistä tietoa yrityksille, jotka arvioivat diagnostiikkapalvelujen toimittajaansa. Se ei ole oikeudellista neuvontaa. Laboratorion akkreditointi ja viitealueet kuuluvat analyysin suorittavalle laboratoriolle, ja yksittäisten tulosten tulkinta on hoitavan lääkärin vastuulla.